Jurnal Umum (General Journal)

Menu Jurnal Umum berfungsi untuk mencatat transaksi keuangan secara manual. Fitur ini biasanya digunakan oleh akuntan untuk mencatat transaksi yang bukan berasal dari siklus penjualan atau pembelian rutin.

Contoh penggunaan Jurnal Umum:

  • Mencatat penyusutan aset (Depresiasi).
  • Mencatat beban gaji.
  • Koreksi kesalahan pencatatan (Jurnal Balik).
  • Penyesuaian stok manual (Stock Opname).

1. Daftar Riwayat Jurnal

Halaman awal saat membuka menu ini adalah daftar riwayat jurnal yang pernah dibuat.

Tampilan Daftar Jurnal Umum

Fitur & Fungsi

  • Filter Tanggal: Membatasi tampilan jurnal berdasarkan periode tertentu (Misal: 1 Jan 2024 s/d 31 Jan 2024).
  • Pencarian: Mencari jurnal berdasarkan nomor bukti atau keterangan.
  • Aksi Baris:
    • Edit: Memperbaiki jurnal (selama periode belum dikunci).
    • Hapus: Menghapus jurnal yang salah.
    • Print: Mencetak Voucher Jurnal sebagai bukti fisik.

2. Membuat Jurnal Baru

Untuk mencatat transaksi baru, klik tombol + Tambah pada halaman daftar jurnal. Anda akan diarahkan ke form input jurnal manual.

Form Input Jurnal Umum

Langkah Pengisian Form

A. Informasi Header

Bagian atas form berisi identitas transaksi:

  1. Tanggal Transaksi: Tanggal terjadinya transaksi.

Peringatan: Jangan memilih tanggal yang berada dalam periode "Tutup Buku" (Locked Period).

  1. No. Bukti (Reference No): Nomor unik surat jalan/bukti transaksi. Sistem biasanya mengisi otomatis.
  2. Keterangan: Deskripsi singkat tujuan jurnal (Contoh: Penyusutan Inventaris Januari).

B. Detail Ayat Jurnal (Tabel)

Bagian ini adalah tempat memasukkan akun-akun yang terlibat (Debit & Kredit).

  • Akun (COA) Pilih akun perkiraan dari daftar (Contoh: 600.01 - Beban Gaji).

  • Debit Masukkan nominal uang jika akun bertambah di sisi Debit.

  • Kredit Masukkan nominal uang jika akun bertambah di sisi Kredit.

  • Deskripsi (Opsional) Catatan khusus untuk baris akun tersebut.

Aturan Penyimpanan (Validasi)

Sistem ICSO menerapkan aturan akuntansi standar sebelum data bisa disimpan:

  1. Wajib Balance: Total angka di kolom Debit harus SAMA PERSIS dengan total di kolom Kredit. Perhatikan indikator Total di bagian bawah tabel, selisih harus 0.
  2. Minimal 2 Baris: Jurnal harus terdiri dari minimal dua akun (satu di debit, satu di kredit).

Jika data sudah benar dan balance, klik tombol Simpan untuk memposting jurnal ke Buku Besar.

3. Import Jurnal (Massal)

Fitur Import digunakan untuk memasukkan ratusan baris jurnal sekaligus dari file Excel. Ini sangat berguna saat proses migrasi data awal (Cut-off) atau saat menginput jurnal penyesuaian tahunan dari auditor.

Format Data Template

Agar data berhasil dibaca oleh sistem, Anda wajib mengikuti aturan pengisian kolom pada template Excel.

Konsep utama import jurnal adalah Satu Transaksi = Banyak Baris. Sistem akan membaca baris-baris Excel sebagai satu kesatuan jurnal jika memiliki Nomor Bukti yang SAMA.

Berikut adalah penjelasan detail untuk setiap kolom pada template:

  • Tanggal (Wajib Isi) Diisi dengan tanggal transaksi. Pastikan format sel Excel adalah Date atau teks dengan format YYYY-MM-DD (Contoh: 2024-01-31).

  • No. Bukti (Wajib Isi) Kolom ini berfungsi sebagai Kunci Pengelompokan. Baris-baris Excel yang memiliki nomor bukti yang sama akan digabung oleh sistem menjadi satu transaksi jurnal yang utuh. (Contoh: JV-001).

  • Keterangan (Opsional) Diisi dengan deskripsi transaksi. Sebaiknya deskripsi disamakan untuk setiap baris yang memiliki nomor bukti yang sama.

  • Kode Akun (Wajib Isi) Masukkan Kode Akun (COA) yang valid dan sudah terdaftar di sistem Master Data.

    • Catatan: Cukup masukkan kodenya saja (Contoh: 600.01), jangan memasukkan Nama Akun.

  • Debit (Wajib Isi) Masukkan nominal uang jika akun bertambah di sisi Debit.

    • Isi dengan angka 0 jika akun tersebut seharusnya berada di sisi Kredit.
    • Jangan gunakan simbol mata uang (Rp) atau pemisah ribuan (titik/koma).

  • Kredit (Wajib Isi) Masukkan nominal uang jika akun bertambah di sisi Kredit.

    • Isi dengan angka 0 jika akun tersebut seharusnya berada di sisi Debit.

Langkah Melakukan Import:

  1. Klik tombol Import di toolbar atas halaman Jurnal Umum.
  2. Download Template: Unduh file contoh format Excel yang disediakan.
  3. Isi data sesuai panduan di atas.
  4. Upload File: Unggah file Excel yang sudah diisi.
  5. Validasi: Sistem akan mengecek apakah semua akun valid dan apakah jurnal sudah balance. Jika sukses, data akan langsung masuk ke daftar.